1.0 Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur le 1er février 2026.
2.0 Objet et portée
2.1 Objet
La présente politique définit les attentes et les pratiques de gestion du programme de bénévolat du Club de Canoë-Kayak de l’Île Petrie (le « Club ») et précise les responsabilités des membres en ce qui concerne l’engagement bénévole obligatoire pour les familles dont les athlètes participent aux programmes de canot-kayak de vitesse.
Le Club est un organisme sans but lucratif qui dépend de la participation de l’ensemble de ses membres afin d’assurer la sécurité lors des régates et une expérience réussie pour tous les athlètes et entraîneurs. Un faible engagement bénévole lors des régates peut entraîner la nécessité d’embaucher du personnel, comme des conducteurs d’embarcations ou du personnel de cantine, ou l’imposition d’amendes par la division de l’Est de l’Ontario (EOD) de Canoë-Kayak Canada en raison d’heures bénévoles insuffisantes lors des régates organisées par l’EOD. Afin de soutenir la présente politique et ses membres, le Club veillera à ce que les postes de bénévolat soient expliqués et rendus disponibles tôt dans la saison, et offrira des occasions de formation, notamment pour l’arbitrage et la conduite d’embarcations.
2.2 Portée
La présente politique est émise sous l’autorité du conseil d’administration du Club de Canoë-Kayak de l’Île Petrie. Elle s’applique à tous les membres inscrits aux programmes de sprint.
3.0 Politique
3.1 Engagement bénévole
Chaque personne ou famille membre doit satisfaire aux exigences suivantes afin de respecter les obligations bénévoles :
3.1.1 Engagement bénévole – Club
Un minimum de 8 heures de bénévolat par personne ou par famille lors d’événements organisés par le Club ou dans le cadre de tâches de travail du Club. Un quart de travail lors d’une régate à domicile correspond généralement à un quart de matin ou d’après-midi de 4 heures. Les tâches de travail peuvent varier entre 1 et 4 heures et incluent notamment des journées de travail d’équipe, des journées de nettoyage et des réparations générales.
Cet engagement bénévole s’applique à :
- Les familles ayant des membres inscrits aux programmes de course de vitesse jeunesse U10, U12 et U14
- Les personnes ou familles ayant des athlètes inscrits aux programmes de course de vitesse U16+
- Les membres adultes de sprint (Maîtres)
3.1.2 Engagement bénévole – EOD
Un minimum de 2 quarts de travail par personne ou par famille lors d’événements organisés par l’EOD. Un quart de travail EOD correspond généralement à un quart de matin ou d’après-midi de 4 heures.
Remarque : L’EOD impose des amendes aux clubs qui ne respectent pas leur quota de bénévoles attribué. Le Club tiendra les membres ayant des obligations bénévoles informés de l’état de ses engagements auprès de l’EOD.
Cet engagement bénévole s’applique à :
- Les familles ayant des membres inscrits aux programmes de course de vitesse jeunesse U12 et U14
- Les personnes ou familles ayant des athlètes inscrits aux programmes de course de vitesse U16+
- Les membres adultes de sprint (Maîtres)
Remarque : Les participants et familles des programmes de sprint jeunesse U10 sont exemptés des quarts de bénévolat lors des régates de l’EOD.
3.2 Crédits de bénévolat
Les équivalences suivantes s’appliquent aux heures et contributions de bénévolat :
3.2.1 Crédits
- Un quart de bénévolat d’une demi-journée lors d’une régate du Club ou de l’EOD équivaut à quatre heures de crédit bénévole
- Une contribution alimentaire pour un événement du Club, d’une valeur équivalente à une douzaine de portions, équivaut à une heure de crédit bénévole. Par exemple, 24 muffins ou 48 biscuits équivalent à deux heures de crédit bénévole.
3.3 Inscription au bénévolat
Le Club et l’EOD utilisent un outil d’inscription en ligne pour permettre aux bénévoles de s’inscrire aux quarts de travail, aux contributions et aux tâches. Les événements sont présentés sous différents onglets, et les rôles et tâches sont indiqués sous chaque onglet.
3.3.1 Rôles de bénévolat
Les rôles généralement offerts à l’inscription comprennent :
- Conducteurs d’embarcations (sécurité et arbitrage)
- Observateurs à bord des embarcations de sécurité
- Officiels (démarreurs, assistants-démarreurs, juges de ligne d’arrivée, chronométreurs)
- Remise des récompenses (table des rubans)
- Nettoyages du club (printemps et automne)
- Comité de régate (planification, développement et mise en œuvre)
- Comité de financement (événements sociaux et communautaires, installation, démontage, préparation des aliments)
3.3.2 Disponibilité de l’inscription
Le Club fournit un lien vers l’outil d’inscription en ligne sur son site Web au début de la saison et communiquera la disponibilité par l’entremise du bulletin du Club. Le lien pour l’inscription bénévole de l’EOD sera partagé dès qu’il sera disponible. Les membres peuvent demander de l’aide en écrivant à petriecanoe@gmail.com.
3.3.3 Suivi du bénévolat
Les membres doivent utiliser l’outil d’inscription en ligne ou travailler avec l’administrateur du Club lors de l’inscription aux rôles de bénévolat. C’est de cette façon que les heures et contributions bénévoles sont suivies durant la saison de compétition.
3.4 Annulation d’un quart de bénévolat
3.4.1 Procédure d’annulation – Club
Il incombe au membre de trouver un remplaçant s’il doit annuler un quart de travail ou une contribution.
- Les membres doivent envoyer un courriel à l’adjointe administrative à l’adresse petriecanoe@gmail.com afin d’assurer le suivi exact des crédits de bénévolat.
3.4.2 Procédure d’annulation – EOD
Les membres sont responsables d’annuler leurs quarts de bénévolat lors des régates de l’EOD au moyen du lien de confirmation de l’outil d’inscription.
4.0 Dépôt de bénévolat
4.1 Dépôt
Les membres du Club doivent verser un dépôt de bénévolat par personne ou par famille à chaque année de compétition. Ce dépôt est inclus dans les frais d’inscription aux programmes de sprint et est conservé en fiducie jusqu’à la fin de la saison.
4.1.1 Montant du dépôt
Le montant du dépôt de bénévolat est de 200 $ par personne ou par famille.
4.1.2 Remboursement du dépôt et pénalités
Les dépôts de bénévolat sont remboursés par virement électronique en octobre aux membres qui ont rempli leurs engagements bénévoles. Les membres qui ne respectent pas l’intégralité de leur engagement perdent leur dépôt.
5.0 Conformité
5.1 Consentement
En s’inscrivant à un programme de sprint du Club, les personnes ou familles acceptent de se conformer à la présente politique.
6.0 Mise en œuvre de la politique
6.1 Responsable de la politique
Le commodore, ou son délégué, est responsable de la mise en œuvre de la présente politique et de l’évaluation de son efficacité.
6.2 Révision annuelle
Cette politique fera l’objet d’une révision annuelle.